Documentos incluidos al constituir su sociedad anónima en Panamá

Un expediente jurídico corporativo organizado

El paquete de constitución de Quirós & Quirós reúne los documentos corporativos indicados en esta guía para organizar jurídicamente su sociedad anónima. La propuesta concreta el trabajo según el cliente, la estructura de la sociedad y lo que busca desarrollar.

La constitución y los trámites necesarios para iniciar una actividad comercial tienen alcances distintos. Los servicios tributarios, contables, comerciales y los permisos posteriores se cotizan por separado según la actividad.

Pacto social inscrito y escritura de constitución

El pacto social recoge las reglas de constitución, entre ellas el nombre, objeto, capital y organización de la sociedad, dentro del marco de la Ley 32 de 1927 de Panamá. La escritura inscrita contiene ese pacto social; se presentan como un componente del expediente, no como dos originales independientes.

La certificación que expide el Registro Público es un documento distinto. No está incluida en el paquete básico y genera un costo adicional. Conserve también las reformas que se realicen después de la constitución.

Libro de Registro de Acciones y certificados de acciones

El paquete incluye el Libro de Registro de Acciones y los certificados de acciones. El libro registra la información correspondiente a las acciones y sus titulares; los certificados son documentos distintos y deben ser coherentes con las emisiones y anotaciones correspondientes.

Si después hay transferencias, nuevas emisiones u otros cambios, deben revisarse los documentos que los respaldan y las actualizaciones necesarias. Esas actuaciones posteriores se delimitan en un encargo separado.

Libro de Actas Corporativas y organización inicial

Entregamos el Libro de Actas Corporativas, destinado a documentar los acuerdos de los órganos de la sociedad, como la junta de accionistas y la junta directiva. Cuando corresponda, el paquete incluye una resolución organizativa inicial para documentar la emisión de acciones, designaciones y autorizaciones básicas.

Esa organización inicial no equivale a la preparación de todas las actas futuras. Las decisiones posteriores y el mantenimiento corporativo se cotizan según el trabajo requerido.

Hoja de obligaciones de la sociedad

La hoja explica obligaciones generales como la tasa única, el agente residente, el deber de mantener registros y documentos y la actualización de información. Sirve para que el cliente conozca los asuntos que deberá atender después de la constitución.

No sustituye la contabilidad, los justificantes de las operaciones ni un estudio tributario de la actividad. La forma de conservar los registros debe ajustarse a las normas panameñas; describir los libros entregados no significa que toda sociedad deba usar necesariamente un cuaderno físico. El alcance y el período del servicio de agente residente se precisan en la propuesta.

Expediente digital y acta de entrega

Organizamos el expediente digital corporativo en PDF para facilitar la consulta de sus documentos. La copia digital se distingue de los originales o soportes que correspondan a cada documento.

El acta de entrega detalla exactamente qué recibió el cliente. Permite identificar los documentos entregados y su formato, sin dar por realizados trámites que no forman parte del paquete.

Trámites con cotización separada

La certificación del Registro Público se cotiza aparte por su costo adicional. El RUC y registro ante la DGI, así como el NIT o acceso tributario, se cotizan por separado como servicios contables o tributarios.

Tampoco se incluyen en el precio básico el Aviso de Operación, la inscripción municipal, los trámites ante la CSS, los permisos especiales, la apertura bancaria, la contabilidad ni los demás trámites posteriores. Las gestiones que correspondan se determinan según la actividad y las necesidades del cliente.

Los honorarios se proponen para cada encargo, según su alcance. La propuesta permite distinguir el paquete corporativo de los servicios adicionales antes de contratar.

Si su sociedad ya existe

Podemos revisar los libros y antecedentes disponibles dentro de un encargo de mantenimiento corporativo. Indique qué documentos conserva, cuáles faltan y qué necesita hacer: actualizar la organización, documentar una decisión o preparar una operación.

Una carpeta incompleta no permite dar por válidos acuerdos o anotaciones todavía no acreditados. Primero se identifican los antecedentes y después se delimita el trabajo necesario.